Klaas Westerkamp over accounting.

Conclusies:
  • het nut van moderne systemen hangt samen met het soort bedrijf en marktsegment waarin het zich bevindt;
  • laat u niet meeslepen door mooie verhalen;
  • maak een informatieplan, met een kosten/baten-analyse.

  • Klaas Westerkamp: 'Moderne technologie biedt enorme mogelijkheden voor bedrijven. Toch moet de ondernemer nadenken over de bedrijfseconomische haalbaarheid van dergelijke investeringen, en zich niet laten meeslepen door enthousiasme voor Spielerei.'

    Wie na lezing van verhalen over moderne technologie enthousiast en zonder verder nadenken de buidel trekt, wordt door rekenmeester Westerkamp snel op zijn plaats gezet. Met de lage marges in de bedrijfstak, is het nemen van ongefundeerde beslissingen en investeren in technologie zonder redelijke garantie dat het zich terugbetaalt, een riskante zaak.

    'Net als elke investering dienen daarom ook investeringen in ICT beoordeeld te worden op kosten en opbrengsten. In onze adviespraktijk komen wij tegen dat bedrijven die zwaar investeren in ICT-toepassingen, verbazingwekkend weinig aandacht hebben voor het bedrijfseconomische nut hiervan. Men wordt dan "meegesleept" door een paar enthousiaste techneuten of "huiswhizzkids" en schaft een leuk "speeltje" aan die bij de eerste kennismaking op iedereen een verpletterende indruk maakt, maar daarna, in plaats van aanzienlijke besparingen, veel extra werk oplevert.

    Een eerste overweging bij een investeringsplan in ICT zou daarom moeten zijn of het te kopen "speeltje" wel past bij het marktsegment en de marktsituatie waarin een bedrijf zich bevindt. Een ritplanningspakket zal ongetwijfeld nuttig zijn voor een bedrijf met grote aantallen kleine zendingen, maar in het wagenladingvervoer kan de zaak heel anders liggen. En als je door min of meer vaste vervoerpatronen toch eigenlijk wel weet waar chauffeurs en voertuigen zich bevinden, en je ziet dat bevestigd op een beeldscherm wat behoorlijk duur is uitgevallen, kunnen er ook vraagtekens bij de investering worden gezet.

    Als je daarentegen redelijkerwijs kunt aantonen dat het de efficiency verbetert door een betere beheersing, of meer omzet genereert, dan kan er een afweging worden gemaakt. Het mooist is het natuurlijk, als je een en ander kunt kwantificeren. Honderd procent zekerheid heb je nooit, ondernemen houdt ook een zeker risico in.'

    Een tweede overweging betreft de invloed van ICT op de interne bedrijfsprocessen. Vaak heeft het management weinig kijk op de huidige bedrijfsprocessen, laat staan op de vaak enorme invloed van ICT op deze processen. Niet zelden leiden in dergelijke situaties investeringen in ICT tot grote onvrede en onzekerheid bij het personeel. Weer andere overwegingen betreffen de behoefte aan management informatie. Veel systemen beloven een sterke verbetering van deze essentiŽle informatie, terwijl in de praktijk het management eigenlijk weinig ideeŽn heeft over de behoefte aan management informatie, en daardoor vaak geen gebruik maakt van de mogelijkheden van ICT op dit gebied. Overbekend in dit verband is de boordcomputer die vaak alleen ter ondersteuning van de salarisadministratie wordt gebruikt.

    Een volgende vraag heeft betrekking op hoe de kosten van additionele diensten als "tracking en tracing" terugverdiend moeten worden. Rekenen we op omzetstijging door een betere profilering, gaan de huidige tarieven omhoog, of besparen we sowieso kosten doordat het eigen bedrijfsproces verbetert? Ook situaties waarin op basis van ICT samengewerkt wordt met andere bedrijven verdienen de nodige aandacht. Een lastig te beantwoorden vraag is dan hoe de kosten en opbrengsten onderling worden verrekend.

    De conclusie van het bovenstaande mag duidelijk zijn. Zonder hier het nut van de mogelijkheden van ICT in twijfel te trekken, dient wel ieder bedrijf zorgvuldig om te gaan met deze investeringen. Aanbevolen stappen zijn:
    1. maak een informatieplan voor de onderneming
    2. maak op basis van het informatieplan over een plan over ICT
    3. voer haalbaarheidsstudies uit in situaties waarin de kosten en opbrengsten van ICT-investeringen niet geheel duidelijk zijn
    4. bedenk dat ICT vaak invloed heeft op alle aspecten van de bedrijfsvoering, hou hier rekening mee bij investeringen in ICT.



    drs Klaas Westerkamp is projectleider bij NEA.
    Klaas Westerkamp was na zijn studie economie in Rotterdam werkzaam via NIWO bij TLN als hoofd Economische Zaken, en sindsdien projectleider bij NEA Transportonderzoek en -opleiding. Verantwoordelijk voor bedrijfseconomisch onderzoek bij wegvervoerbedrijven en bedrijfsadvisering op alle bedrijfsgebieden, waaronder informatie technologie. Daarnaast veelvuldig werkzaam als internationaal consultant, met name in Centraal- en Oost-Europa.
    Om de inhoud van deze site nog beter op uw behoeften af te stemmen, verzoeken wij u kenbaar te maken of het onderwerp "accounting" voor u wel of niet van belang is.

    Wilt u dat wij u per e-mail op de hoogte houden van dit project, dan kunt op onderstaande knop klikken.

    logo NEA